Las reuniones son una parte fundamental de la vida profesional. Sin embargo, en ocasiones, pueden volverse tensas y difíciles de manejar. Cuando esto ocurre, es crucial contar con estrategias efectivas para resolver los conflictos y mantener un ambiente de colaboración y respeto.
Puede ser extremadamente sencillo llevar el orden a una reunión caótica si sabes cómo. Tal vez, no te encuentres ante una multitud enojada gritando en la reunión, pero hay un montón de crisis que se desarrollan cuando una reunión se sale de los raíles (por ejemplo, Monólogos donde nadie se escucha, Batallas de intereses, Agendas ocultas, Falta de orden más que conflictos reales, Personas que se han sentido humilladas…).
En este artículo, exploraremos diversas técnicas que te ayudarán a manejar y resolver reuniones tensas de manera constructiva.
- Preparación y establecimiento de normas:
Una buena preparación y el establecimiento de normas claras son fundamentales para evitar que las reuniones se vuelvan tensas. Antes de la reunión, define los objetivos y el alcance de esta, y comunícalos a todos los participantes. Además, establece normas de conducta y respeto, asegurándote de que todos estén al tanto de ellas.
- Escucha activa y empatía:
La escucha activa y la empatía son habilidades esenciales para resolver conflictos en una reunión tensa. Asegúrate de prestar atención a cada participante y de demostrar interés genuino en sus puntos de vista. Esto implica escuchar sin interrumpir, hacer preguntas claras para aclarar cualquier malentendido y reformular los comentarios para asegurarte de haber entendido correctamente.
La empatía también juega un papel crucial. Intenta ponerte en el lugar de los demás y comprender sus preocupaciones y perspectivas. Reconoce las emociones presentes en la sala y valida los sentimientos de los participantes. Al mostrar empatía, creas un ambiente más propicio para la resolución de conflictos y fomentas la colaboración.
- Enfocarse en intereses comunes:
En lugar de centrarse en las diferencias y posturas opuestas, trata de encontrar intereses comunes entre los participantes. Identifica los puntos de acuerdo y trabaja desde allí. Establecer metas compartidas y un enfoque en soluciones beneficiosas para todos puede ayudar a desactivar la tensión y fomentar la cooperación.
Si los ánimos se exaltan, recuerda a los participantes los objetivos compartidos y cómo la resolución del conflicto puede beneficiar a todos. Evita entrar en debates personales o discusiones sin fin y mantén el enfoque en la búsqueda de soluciones concretas.
- Generación de alternativas y compromiso:
Cuando una reunión se vuelve tensa, es esencial generar alternativas y buscar compromisos. Anima a los participantes a proponer soluciones creativas y alienta la colaboración en lugar de la competencia. Explora diferentes opciones y discute los beneficios y desventajas de cada una.
Es posible que tengas que facilitar el proceso de toma de decisiones y ayudar a los participantes a encontrar puntos intermedios aceptables. Fomenta la flexibilidad y el intercambio de ideas, recordando que el objetivo es encontrar una solución que satisfaga a todos los involucrados.
- Centrarse en el proceso más que en el contenido de la reunión:
Si la reunión se vuelve incontrolable, intenta centrarla en el proceso:
- Interrumpe el Caos, puedes cambiar las emociones de una reunión cambiando su tempo. Quizás necesites subir unos decibelios tu voz para obtener la atención, pero tan pronto lo hayas conseguido pasa a hablar más despacio y con un tono más bajo.
- Céntrate en el proceso, cambia la discusión del problema debatido a como es el proceso de resolución. Explica cuanto de ineficaz está siendo éste, pero siempre sin avergonzar a nadie. Cuando todos seamos conscientes del problema, estaremos comprometidos a solucionarlo.
- Propón una estructura, de forma que todos estén seguros de que van a ser oídos y que van a poder explicar sus puntos de vista hasta el final.
- Honra lo que se acuerde, lo más probable es que incluso con la nueva estructura, las emociones persistentes inciten algunos intentos a traspasar los límites. Si esto pasa, no ataques a quien lo haga, simplemente recuerda a todos el proceso acordado y pregunta si estamos dispuestos a seguirlo.
En conclusión, resolver una reunión tensa requiere habilidades de comunicación efectivas, empatía y una mentalidad de resolución de problemas. Para la preparación adecuada de la reunión y el establecimiento de normas claras, es fundamental estar bien asesorado por un profesional externo, con una visión objetiva, que te ayude a ir bien preparado a la reunión y que te sirva de guía. La escucha activa, la búsqueda de intereses comunes, la generación de alternativas y centrarse en el proceso de decisión son estrategias clave para manejar situaciones conflictivas.
Recuerda que cada reunión es una oportunidad para aprender y mejorar las dinámicas de trabajo en equipo. Mantén la calma, sé respetuoso y busca soluciones colaborativas. Al hacerlo, podrás transformar una reunión tensa en una oportunidad para el crecimiento y la construcción de relaciones más sólidas entre los participantes.
Artículo escrito por Jorge Lluch, Senior Advisor de Closa Capital
